Organiser un événement – Guide

Petit manuel d’aide à l’organisation d’événement

La préparation

  • déterminer les objectifs à atteindre et les besoins ;
  • élaborer un planning ;
  • monter un comité d’organisation ;
  • prévoir un budget ;
  • élaborer un programme ;
  • établir un plan de communication.

La mise en œuvre

Où trouver de l’aide ?

  •  La direction de soutien aux laboratoires de l’UT3 vous propose un service d’aide à l’organisation des congrès et colloques.

Contact : Marie Ange Albouy, marie-angele.albouy@univ-tlse3.fr, 0561557377

  • So Toulouse Convention Bureau peut également vous aider. So Toulouse Convention Bureau a pour vocation de vous aider, de soutenir les congrès et les conventions à Toulouse. Avec l’aide des autorités locales et la contribution des professionnels du Tourisme d’affaires de la destination, So* Toulouse Convention Bureau est là, pour vous offrir gratuitement tous les conseils et accompagnements possibles pour la tenue de votre manifestation à Toulouse et en région Midi-Pyrénées. Site web : ici

Contact : So* Toulouse – Convention Bureau, Arche Marengo – 1 allée Jacques Chaban Delmas, 31500 Toulouse, 05 81 31 30 20

  • Des sociétés prestataires de services spécialisées peuvent également vous proposer un service à la carte

Je gère « seul » mon événement

Si vous organisez vous même votre événement, voici un plan d’action et quelques bonnes adresses pour vous faciliter la tâche :

  • Fixer la date
  • Réserver le lieu :
    • En interne : intranet OMP (lien).
    • En externe : Toulouse offre une multitude de lieux événementiels pour congrès, expositions, ou encore réceptions. So Toulouse les a référencés sur son site : ici
  • Établir la liste des invités
  • Proposer une liste d’hébergements : ici
  • Deviser la prestation de restauration. Attention aux marchés publics

 Communication

  • Créer un site web pour votre événement

Un outil web est à votre disposition : http://www.sciencesconf.org/presentation. Ce service en ligne, totalement gratuit, vous permet de créer un site web dédié, de gérer vos inscriptions et contenus scientifiques, avec des espaces pour les participants et d’autres pour les organisateurs. Tout ceci avec possibilité de personnaliser votre site.

  • Accueil officiel par la ville de Toulouse

La ville de Toulouse peut accueillir officiellement votre événement en organisant un cocktail avec discours au Capitole.

Pour ce faire, vous devez adresser, le plus tôt possible, une demande officielle à M. Le Mairie, Jean Luc Moudenc, présentant votre colloque (envergure, partenaires, thématique, enjeux, etc…). Le cabinet du maire statuera sur cette demande et vous serez recontacté par le service du protocole pour l’organisation matérielle de cet accueil (horaires, salles, discours…)

  • Invitations

Plusieurs possibilités s’offrent à vous : un carton imprimé, une invitation électronique, un simple mail. Généralement votre budget décidera de ce poste de dépense. Vous devez faire parvenir cette invitation au minimum 3 mois en amont de l’évènement.

Vous pouvez faire appel au service infographie de l’OMP pour vos créations graphiques.

  • Publicité de l’événement

Vous devez penser à élaborer le plus tôt possible vos supports de communication : affiches, flyer, programmes, pour pouvoir en assurer une bonne diffusion (large ou ciblée).

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