Pré-requis

Avoir activé son compte sur https://box.in2p3.fr , en s’authentifiant avec EduGain. De même pour les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à votre cercle. (sinon, vous ne les trouverez pas dans les listes d’ajout)

Contexte d’utilisation

La box de l’IN2P3 peut vous permettre de partager des documents avec un groupe d’utilisateurs définis (appelé « Cercle »).

Le service Box est un outil de stockage et d’édition collaborative de documents. Les documents stockés sur Box peuvent être manipulés, édités, partagés et protégés au travers de son navigateur web.

La fonctionnalité OnlyOffice permet aussi l’édition simultanée, à plusieurs, des documents compatibles avec Office.

Chaque membre d’une organisation reconnue par la fédération eduGAIN peut accéder à ce service par certificat. Cet espace vous permet donc de travailler sur des documents partagés avec des acteurs académiques n’appartenant pas nécessairement à l’IN2P3 ou au CNRS.

L’accès au service web se fait sur : https://box.in2p3.fr.

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« Box » n’est pas fait pour stocker des données scientifiques !

Il est important de bien comprendre que les documents qui seront stockés sur un partage de dossier, seront imputés sur le quota d’espace disponible du propriétaire (créateur) du dossier partagé.

Créer un cercle (groupe d’utilisateur)

Cliquez sur l’icône « Contact » dans la barre de menu du haut.

Cliquez sur l’icône « + » en face de « Cercles » dans le menu de gauche.

Nommez votre cercle, et cliquez sur « Créer un cercle »

Sélectionnez les options de mode d’adhésion et visibilité du cercle

Ajoutez des utilisateurs existants existants sur la plateforme au cercle. (ayant rempli le pré-requis d’activation de leur compte)

Le moteur de recherche vous permettra de les rechercher par leur nom ou adresse mail.

Partager un dossier avec un cercle

Cliquez sur l’icônes « Fichiers » dans le menu du haut pour revenir à votre espace de stockage, et créer un nouveau dossier.

Cliquez sur l’icône à 3 petits points horizontaux à droite du dossier créé pour dérouler ses options, et cliquez sur « Détails ».
Une fenêtre d’options de partage va apparaitre sur la droite de l’écran.

Recherchez le(s) cercle(s) que vous avez créé(s) précédemment par son(leur) nom.

Sélectionnez le(s), et définissez ensuite les droits de partage que vous souhaitez accorder à vos membres.

Cliquez enfin sur « Save share ».

Être ajouté à un cercle

2 possibilités …

cas 1 : l’administrateur du cercle vous ajoute

Prévenir l’administrateur après l’authentification, afin qu’il vous ajoute au cercle Sedoo.

Quand l’administrateur vous donne le feu vert, pensez à accepter l’invitation dans vos notifications (menu en haut à droite)

cas 2 : vous demandez à rejoindre un cercle

Dans l’onglet contact, recherchez le cercle, et demandez à rejoindre le cercle… Puis prévenez l’administrateur pour qu’il accepte votre demande (au cas où il ne voit pas la notification)

Consulter un dossier partagé

Les membres du cercle verront sur leur espace de stockage, le(s) dossier(s) partagé(s) avec eux apparaitre avec un icône de partage.