Achats – Procédures « Marché »
Marché local, national, UGAP, passer son propre marché : quelles procédures appliquer ?
PROCEDURE UT3
Pour toute demande d’achat sur crédits UT3, l’acheteur est invité à se rapprocher des gestionnaires de son laboratoire ou du service gestion de l’UAR 831: gestionums@obs-mip.fr.
1) Avant tout achat
il convient de s’interroger s’il rentre dans le cadre d’un marché conclu par l’UT3 (Marché à bon de commande ou accord cadre). Si c’est le cas l’acheteur doit obligatoirement commander auprès du fournisseur titulaire du marché. Pour un accord-cadre, il existe plusieurs attributaires du marché à mettre en concurrence ou à choisir selon un calendrier.
2) Dans un second temps, il s’agira de déterminer si l’achat est en fonctionnement ou en équipement (supérieur à 800€ HT l’unité):
- Pour les achats en fonctionnement de moins de 800€ HT: après avoir consulté trois fournisseurs en concurrence libre (internet, catalogue ou papier) ou obtenu trois devis, l’acheteur transmet le devis de son choix au gestionnaire pour la saisie du bon de commande en mettant en copie les responsables de son service.
- Pour les achats en investissement supérieurs à 800€ HT, en plus du devis sélectionné, l’acheteur doit remplir une fiche d’investissement pour sa partie et la transmettre au gestionnaire , ceci afin de pouvoir inventorier les biens d’équipement et mettre en œuvre la procédure des immobilisations . (la fiche type IMMO est dans les fichiers partie achats)
3) Dans un dernier temps , déterminer si une publicité doit être mise en place en fonction des seuils.
(voir seuils de procédure)
Pour les achats compris entre 25000€ et 50000€ (voire entre 5000 et 25000€ si l’achat est à justifier), l’acheteur doit se rapprocher du correspondant achat de son unité afin de monter un PAPS (Procédure adaptée Procédure simplifiée) soit une mise en concurrence sur le site achatpublic.com.
Il doit compléter l’AAPC (Avis d’appel à la concurrence) et la fiche de renseignements ainsi qu’éventuellement un cahier des charges qui pourra être déposé dans le dossier de consultation des entreprises (DCE) sur la plateforme de publicité achatpublic.com.
Après réception des offres, il effectuera un choix motivé du fournisseur selon des critères de sélection qu’il aura défini (un tableau pourra être fait) puis le marché sera attribué et le bon de commande saisi .
- Consignes préalables à une demande d’achat
- Renseignements achat
- AAPC
- Conditions d’envoi et de remise des offres
- Fiche choix motivé du fournisseur
4) Dès livraison du matériel ou réalisation de la prestation
les bons de livraison ou d’intervention sont à remettre aux gestionnaires créateurs du bon de commande
Les colis doivent être acceptés sous réserve (procédure suivie à l’accueil de l’OMP), si le matériel est endommagé , un courrier avec accusé de réception doit être envoyé au donneur d’ordre du transport (souvent le fournisseur) sous 48H.