Stagiaires – Informations générales

Objectifs de la procédure

– Assurer le respect des procédures administratives d’accueil et la gratification le cas échéant
– Assurer la qualité de l’accueil au laboratoire

AVANT LE DEBUT DU STAGE

1) Au plus tard un mois avant le début du stage, le responsable de stage assure les conditions d’accueil du stagiaire,
– Il s’assure de la nécessité ou non de rémunérer le stagiaire et, le cas échéant, identifie en liaison avec le service gestion les crédits sur lequel sera gratifié le stagiaire. Important : la convention de stage doit être signée par l’organisme payeur (UT3, IRD, ou CNRS)
– Il envoie au secrétariat du laboratoire une demande d’accueil du stagiaire précisant, le nom de l’étudiant, les dates du stage, la formation concernée et si nécessaire la ligne budgétaire à utiliser (organisme payeur).

2) Le secrétariat :
– Organise le circuit de signature au sein du laboratoire (responsable de stage, Directeur de laboratoire, responsable de l’organisme d’accueil – UT3, IRD ou CNRS)
– Prévoit les conditions d’accueil (bureau, connexion informatique) et en informe le responsable de stage
– S’occupe de la gratification
– S’assure de l’archivage des données concernant le stage (copie de la convention, mise à jour d’une base de données)

3) La Direction :
– S’assure que les conditions de gratification du stagiaire et, le cas échéant, la nature des crédits utilisés, ont bien été identifiés
– Signe la convention de stage

AU DEBUT DU STAGE ET PENDANT LE STAGE

1) Le responsable du stage est responsable de l’accueil du stagiaire. Il lui fait suivre la procédure d’accueil. Il assure le suivi du travail du stagiaire.
2) Le secrétariat, le service logistique et le service informatique prennent en charge la procédure d’accueil. Cette procédure prend en compte la fin du stage.

GRATIFICATIONS DE STAGE UT3:

Est considéré comme étant en situation de stage, tout étudiant de l’enseignement supérieur qui effectue au sein de l’Université, une formation pratique dans le cadre de son cursus

Les stagiaires reconnus en tant que tels, bénéficient , sous certaines conditions, d’une gratification mensuelle (stages de 2 à 6 mois)

Aucun stage et aucun versement de gratification ne pourront avoir lieu sans qu’une convention n’ait été prélablement formalisée et signée par toutes les parties.

Le dossier de demande de gratification de stage complet doit être transmis au gestionnaire en charge des gratifications de stage.Celui-ci comprend:

-la Convention de stage signée

-le formulaire de demande d’emploi d’un stagiaire complété par le tuteur du stagiaire (voir dans fichiers de la catégorie stagiaires ou lien ci-dessous)

-la fiche Z002 de demande de création du stagiaire (voir dans fichiers de la catégorie stagiaires)

-son RIB

-la copie de sa carte d’étudiant ou certificat de scolarité

-son attestation d’assurance maladie en cours

-son attestation responsabilité civile en cours